Olea Think

Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste – Olea Think ry

Olea Think ry
Y-tunnus: 3322795-7
Yhteydenotot: board@olea.fi
Verkkosivustomme osoite on: https://olea.fi.

1. Rekisterinpitäjä

Olea Think ry (myöhempänä myös ”Olea”, ”me”) toimii rekisterinpitäjänä kaikissa henkilötietojen käsittelytoiminnoissa.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot, mukaan lukien postiosoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite, löytyvät yhdistyksen verkkosivuilta. Tietosuojaan liittyvissä asioissa voi olla yhteydessä suoraan yhdistyksen hallitukseen.

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin Olean toiminnan kannalta tärkeisiin toimintoihin:

  • Jäsenviestintä: Tiedotamme yhdistyksen toiminnasta, tapahtumista ja ajankohtaisista asioista.
  • Tapahtumien järjestelyt: Vastaanotamme tapahtumien ilmoittautumisia ja ylläpidämme osallistujarekistereitä.
  • Markkinointi: Viestimme kampanjoista, yhteistyömahdollisuuksista sekä muista markkinointiin liittyvistä asioista.
  • Tutkimukset: Keräämme tietoja tutkimustarkoituksiin, esimerkiksi kyselyitä varten, joissa hyödynnetään manuaalisesti koottuja sähköpostilistoja.
  • Maksujen käsittely: Tapahtumamaksujen, kannatusmaksujen, lahjoitusten ja jäsenmaksujen käsittely suoritetaan ulkopuolisen maksupalveluntarjoajan, Stripe-palvelun, kautta.

Käsittelyperusteina toimivat sekä rekisteröidyn suostumus (esim. uutiskirjeen tilaaminen, tapahtumiin ilmoittautuminen) että yleinen etu (tutkimukset) ja sopimukseen perustuva käsittely (esim. yhdistyksen jäsenyys, kannattajajäsenyys, tapahtumien järjestäminen ja maksujen käsittely).

3. Kerättävät henkilötiedot kategorioittain

Olea Think ry kerää ja käsittelee seuraavia henkilötietoja:

  • Jäsenrekisteri-, kannattajajäsen- ja yhteistyökumppanuustiedot: Nimi, yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero), jäsenyyteen liittyvät tiedot sekä mahdolliset profiilitiedot.
  • Tapahtumatiedot: Ilmoittautumistiedot, osallistujien yhteystiedot, erityistarpeet ja muut tapahtumiin liittyvät tiedot.
  • Viestintä- ja markkinointitiedot: Uutiskirjeiden tilaajat, sähköpostilistat ja muut markkinointiin liittyvät yhteystiedot, jotka kerätään sekä automaattisesti (esim. tilauslomakkeiden kautta) että manuaalisesti (käsinpoiminta).
  • Maksutiedot: Maksutapahtumiin liittyvät tiedot, kuten laskutusosoite ja maksutapahtuman tiedot, jotka välitetään suoraan maksupalveluntarjoajalle (Stripe). Huomioithan, että maksutietoja käsitellään erillisessä palvelussa. Lisätietoja Stripe-palvelun tietosuojaselosteesta saat osoitteesta https://stripe.com/en-fi/privacy.

4. Tietojen vastaanottajat ja siirrot

Henkilötietoja tallennetaan ja käsitellään ensisijaisesti seuraavilla alustoilla:

  • Google Workspace for Nonprofits: Palvelu, jota käytetään sähköpostiviestintään, asiakirjojen hallintaan ja muihin yhdistyksen toimintoihin tiedonhallintatarpeisiin.
  • Stripe: Maksujen käsittelyyn ja maksutapahtumien hallintaan. Kaikki Stripeen siirretyt tiedot käsitellään luottamuksellisesti, ja palvelun tietosuojakäytännöt täyttävät EU:n tietosuojavaatimukset.
  • Muut mahdolliset palveluntarjoajat: Mahdolliset muut ulkopuoliset palvelut, joita käytetään esimerkiksi markkinoinnissa tai tapahtumien hallinnassa, on valittu tietoturva- ja tietosuojavaatimukset huomioiden. Kaikkien kolmansien osapuolien osalta varmistamme, että kanssamme solmittavat tietosuoja- ja salassapitosopimukset takaavat tietojen asianmukaisen käsittelyn.

5. Tietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen yllä mainittujen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi. Käytännön mukaan:

  • Henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan 12 kuukautta sen jälkeen, kun henkilön jäsenyys, kannattajajäsenyys, asiakkuus, yhteistyökumppanuus tai muu suhde Oleaan päättyy.
  • Maksutapahtumiin liittyviä tietoja säilytetään palveluntarjoajan (Stripe) määrittämien ehtojen mukaisesti, ottaen huomioon lakisääteiset säilytysajat.

6. Organisaation turvatoimet ja tekniset turvatoimet

Olea Think ry on sitoutunut suojaamaan henkilötietoja seuraavin toimenpitein:

  • Pääsynhallinta: Käyttöoikeudet on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja vastuutehtäviensä hoitamiseen.
  • Salattu viestintä: Kaikki tiedonsiirto tapahtuu salattujen yhteyksien kautta, ja sähköposti- sekä muu viestintä toteutetaan turvallisilla alustoilla ja teknologioilla.
  • Tietojen tallennus: Henkilötietoja säilytetään ainoastaan turvallisiksi todetuilla palvelimilla ja pilvipalveluissa, jotka täyttävät kansainväliset tietoturvastandardit.
  • Säännölliset tarkastukset: Toteutamme säännöllisiä tietoturva- ja tietosuojatarkastuksia sekä koulutamme henkilöstöä tietosuoja-asioissa.

Käyttäjän, asiakkaan, yhteistyökumppanin, yhdistyksen jäsenen tai kannattajajäsenen ja muuten Oleaan yhteyksissä olevan henkilön tai organisaation tulee tiedostaa, että mikään palvelu tai turvatoimi ei ole satavarma. Olea ei vastaa siitä riippumattomien muuttujien vaikutuksista.

7. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on seuraavat oikeudet omiin henkilötietoihinsa liittyen:

  • Tarkastusoikeus: Oikeus saada selvitys siitä, mitä henkilötietoja on tallennettu.
  • Oikaisuoikeus: Oikeus pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista.
  • Poisto-oikeus: Oikeus pyytää tietojen poistamista, mikäli tietojen säilyttäminen ei ole enää tarpeellista.
  • Käsittelyn rajoittaminen: Oikeus vaatia tietojen käsittelyn rajoittamista lain määrittelemissä tilanteissa.
  • Tietojen siirrettävyys: Oikeus saada henkilötiedot siirrettynä järjestelmästä toiseen.
  • Vastustamisoikeus: Oikeus vastustaa tietojensa käsittelyä perustuen erityisiin tilanteisiin, kuten suoramarkkinointikieltoon.

Rekisteröityjen oikeuksien toteuttamisesta vastaavat yhdistyksen hallituksen edustajat. Pyynnöt ja kyselyt tulee osoittaa yhdistyksen tietosuojavastaavalle tai suoraan hallitukselle.

8. Muutokset tietosuojaselosteessa

Tätä tietosuojaselostetta saatetaan päivittää vastaamaan lainsäädännön muutoksia tai muutoksia tietojen käsittelykäytännöissä. Mahdollisista muutoksista tiedotetaan rekisteröidyille hyvissä ajoin ennen niiden voimaantuloa.

9. Yhteystiedot ja lisätiedot

Kaikki tietosuojaan liittyvät kysymykset, huolenaiheet tai pyynnöt tulee osoittaa yhdistyksen hallitukselle. Yhteystiedot ja lisätiedot ovat saatavilla yhdistyksen verkkosivuilla.